WL SIPS DOCS

Release 22.3

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Sips Office Extranet

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WL Sips est une solution de paiement de commerce électronique multicanale sécurisée conforme à la norme PCI DSS. Elle vous permet d’accepter et de gérer des transactions de paiement en prenant en compte les règles métiers liées à votre activité (paiement à la livraison, paiement différé, paiement récurrent, paiement en plusieurs fois, …).

L’objectif du présent document est de vous aider à gérer les comptes clients et les transactions, et à comprendre les opérations disponibles sur Sips Office Extranet. En effet, les opérations que chaque client peut effectuer sur les transactions diffèrent selon les droits d'accès dont il dispose.

Ce document est destiné aux commerçants qui souhaitent découvrir et utiliser les fonctionnalités de gestion proposées par Sips Office Extranet.

Pour avoir une vue d’ensemble de la solution WL Sips, nous vous conseillons de consulter les documents suivants :

  • Présentation fonctionnelle
  • Guide de configuration des fonctionnalités
  • Glossaire.

Pour avoir une vue d'ensemble des actions possibles sur Sips Office Extranet, vous pouvez regarder notre vidéo dédiée.

Sips Office Extranet est disponible en versions française, anglaise, allemande et espagnole.

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Pour vous connecter à Sips Office Extranet, saisissez l’adresse URL suivante dans votre navigateur Web :

https://office-extranet.sips-services.com/Login.jsp

La page suivante s'affiche :


Illustration de la page de connexion

Renseignez votre ID de connexion et votre mot de passe.

Cliquez ensuite sur le bouton la page suivante s'affiche :


Illustration de la page de recherche du commerçant

Si vous êtes connecté et inactif pendant 13 minutes, une fenêtre popup s’affichera sur l’écran actuel.


Illustration de la page avec popup d'expiration de session

La fenêtre vous informe que la session expirera dans 2 minutes si vous n’effectuez aucune action.

Si aucun email n'a été renseigné lors de la création de votre compte utilisateur et si vous utilisez vos identifiants de connexion pour la première fois, la page ci-dessous s'affiche automatiquement :


Illustration de la page de modification de l'email

Saisissez un email valide dans le champ correspondant et cliquez sur le bouton Envoyer dans la boîte de confirmation afin de confirmer le changement. Un email valide vous permettra de récupérer un nouveau mot de passe si vous oubliez votre mot de passe d'origine.

Si vous souhaitez modifier par la suite l'email associé à votre compte utilisateur, cliquez sur le lien « Modifier votre email » pour afficher de nouveau ce formulaire.

Votre mot de passe reste valide pendant trois mois. Vous devez le changer à la fin de cette période. Des messages clignotants vous en avertiront deux semaines à l’avance. Utilisez le lien « Modifier votre mot de passe » dans votre page d’accueil.


Illustration mettant en exergue le lien mot de passe

La page suivante vous demande de saisir votre mot de passe actuel et de préciser votre nouveau mot de passe deux fois. Vous ne pouvez pas réutiliser vos trois derniers mots de passe.


Illustration de la page de mise à jour du mot de passe

Le mot de passe doit comprendre au moins huit caractères dont un chiffre, une lettre et un caractère spécial de l’ensemble +, % et | . # ^ $ @ - _ ! ( ) [ ] {}

Si vous oubliez votre mot de passe et si vous avez précédemment saisi votre email, vous pouvez le réinitialiser en cliquant sur le lien « Mot de passe oublié ? » accessible à partir de la page d’accueil. Vous accéderez à la page de saisie de votre identifiant de connexion.


Illustration de la page de saisie de l'identifiant de connexion

Cliquez sur Réinitialiser pour confirmer le changement. Vous recevrez un email contenant votre nouveau mot de passe à l’adresse indiquée. Vous devez changer ce mot de passe lors de votre prochaine connexion.

Attention: ne faites pas un « copier-coller » de votre nouveau mot de passe à partir de l’e-mail. Cette opération ajoute des espaces ou caractères de nouvelle ligne qui feront échouer l’authentification.

Lorsque vous avez la possibilité d’administrer plusieurs boutiques, il est impératif de sélectionner au préalable celle sur laquelle vous désirez réaliser des opérations.

  • Si vous venez de saisir votre identifiant utilisateur et votre mot de passe afin de vous connecter dans Sips Office Extranet, la liste des boutiques s'affiche directement :

Illustration de la page de recherche d'un commerçant parmi une liste

  • Si par contre vous êtes déjà identifié(e) et avez déjà réalisé certaines actions (modification de votre email, opérations sur les transactions, etc.), cliquez sur le bouton Accueil dans le menu à gauche de l'écran pour afficher la page ci-dessous :

Illustration de la page d'accueil pour un commerçant choisi

Il existe trois méthodes pour trouver une boutique :

Cliquez sur le bouton Rechercher pour visualiser toutes les boutiques. La page suivante s'affiche :


Illustration de la page de recherche d'un commerçant parmi une liste

Cliquez sur le lien vers la boutique de votre choix.


Illustration de la mise en exergue d'un marchand parmi une liste

Celle-ci est à présent sélectionnée.


Illustration de la page d'accueil pour un commerçant choisi

Saisissez la raison sociale de la boutique :


Illustration de la page de recherche par raison sociale

Puis cliquez sur le bouton , la page suivante s'affiche :


Illustration du résultat de la recherche

Enfin, cliquez sur le lien vers la boutique de votre choix.

Saisissez l'identifiant de la boutique :


Illustration de la recherche par identifiant de boutique

Cliquez sur le bouton , la page suivante s'affiche :


Illustration du résultat de la recherche

Enfin, cliquez sur le lien vers la boutique de votre choix.

Le paiement par carte bancaire est le moyen de paiement le plus utilisé dans le monde de l’e-commerce, avec une prédominance des réseaux internationaux Visa & Mastercard qui coexistent avec les réseaux domestiques (CB pour la France, Bancontact pour la Belgique, etc).

Certaines cartes peuvent appartenir à plusieurs réseaux (exemple : cartes co-badgées CB et VISA). Un règlement européen (Multilateral Interchange Fee, ou MIF) vous donne la possibilité de faire un choix de marque par défaut, mais le client final peut modifier ce choix lorsqu'il est sur la page de paiement. Cette réglementation concernant la sélection de la marque a un impact sur les pages de paiement qui doivent présenter ce choix lorsque la carte saisie pour le paiement est concernée par cette réglementation (carte cobadgée).

Pour créer un paiement, cliquez sur l'onglet Transactions

La page suivante s'affiche.


Illustration de la page de création d'une transaction

Cliquez sur l'onglet Créer une transaction

La page ci-dessous s'affiche.


Illustration de la page de sélection du moyen de paiement

Cliquez sur l'onglet Créer paiement

Choisissez le type de carte dans le menu déroulant.


Illustration du menu déroulant pour le type de carte

Puis cliquez sur continuer

La page suivante s'affiche.


Page de saisie des caractéristiques du paiement dont le moyen de paiement

Tip: cliquez ici pour en savoir plus sur les contrôles AVS.

Renseignez les champs suivants :

  • le numéro de carte ;

Illustration du champ numéro de carte

Si votre contrat est concerné par la réglementation MIF (JO EU 2015/751 L123 du 19/05/2015), une détection automatique du ou des réseaux de la carte est opérée. Si la carte est co-badgée, plusieurs logos de réseaux s'affichent sur la droite du numéro de carte :


Illustration des réseaux reconnus pour la carte saisie

Par défaut l'un des réseaux par lequel le paiement s'effectuera est sélectionné :


Illustration mettant en exergue le réseau par défaut

Si vous souhaitez sélectionner un autre réseau, cliquez sur le lien suivant :


Illustration mettant en exergue le lien de changement du réseau

La page suivante s'affiche et laisse apparaître votre choix :


Illustration mettant en exergue le nouveau réseau choisi

  • la date d'expiration de la carte ;

Illustration de la zone de saisie de la date d'expiration

  • le code de sécurité (CVV -> trois chiffres au verso de la carte);

Illustration de la zone de saisie du cryptogramme

Note: le numéro de carte peut être masqué lors sa saisie, si vous avez cette option activée. Le code de sécurité, lui, sera toujours masqué.

  • la référence de la transaction ; la référence est enregistrée par défaut mais il est possible de changer ce réglage (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

Illustration de la zone de saisie de la référence de transaction

  • le montant de la transaction ;

Illustration de la zone de saisie du montant

  • la devise pour la transaction ;

Illustration de la zone de choix de la devise


Illustration de la liste de choix de la devise

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

Illustration de la zone de choix du mode d'envoi en banque

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque (délai de capture) ;

Illustration de la zone de choix du délai d'envoi en banque

  • la référence de la commande, le code client et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives ;

Illustration de la zone de saisie des valeurs facultatives

Cliquez sur Créer Paiement pour valider la transaction.

Si le paiement est accepté, la page suivante s'affiche :


Illustration de la page de résultat d'un paiement accepté

Voici ci-dessous un exemple de page de refus affichée pour un paiement refusé :


Illustration de la page de résultat d'un paiement refusé

Pour créer une nouvelle transaction, cliquez sur Créer transaction

Vous avez la possibilité de scinder une transaction en plusieurs parties, qui seront envoyées en banque à des intervalles déterminés.

Ainsi, une transaction de paiement en n fois génère n transactions, ayant chacune un identifiant distinct. Chaque transaction est indépendante des autres et comprend une demande d’autorisation systématique. En cas d’accord, la transaction en question est envoyée en remise. En cas de refus, la transaction n’est pas représentée.

Cliquez sur l'onglet Créer paiement échelonné .

Choisissez ensuite le type de carte dans le menu déroulant.


Illustration du menu déroulant "type de carte"

Cliquez sur Continuer.

La page suivante s'affiche :


Illustration de la page de création d'un paiement échelonné

la page à remplir est en trois parties. Tout d'abord, détails du moyen de paiement puis détails de la transaction puis échéancier des paiements.
Tip: cliquez ici pour en savoir plus sur les contrôles AVS.

Dans les parties "détails du moyens de paiement" et "détails de la transaction", renseignez les champs suivants :

  • le numéro de carte ;

Illustration de la zone de saisie du numéro de carte

Si votre contrat est concerné par la réglementation MIF (JO EU 2015/751 L123 du 19/05/2015), une détection automatique du ou des réseaux de la carte est opéré. Si la carte est co-badgée plusieurs logos de réseaux s'affichent sur la droite du numéro de carte :

Par défaut l'un des réseaux par lequel le paiement s'effectuera est sélectionné :


Illustration de mise en exergue du choix par défaut du scheme carte

Si vous souhaitez sélectionner un autre réseau cliquez sur le lien suivant :



La page suivante s'affiche et laisse apparaître votre choix :



  • la date d'expiration de la carte ;


  • le code de sécurité (CVV -> trois chiffres au verso de la carte) ;


Note: le numéro de carte peut être masqué lors sa saisie, si vous avez cette option activée. Le code de sécurité, lui, sera toujours masqué.

  • la référence de la transaction ; la référence est enregistrée par défaut mais il est possible de changer ce réglage (35 caractères alphanumériques par défaut). Cette référence pourra servir de base à la génération des multiples transactions qui seront générées ;


  • le montant total des échéances ;


  • la devise pour la transaction ;


  • le type d'échéancier ;

Type d'échéancier

  • le nombre d'échéances du paiement (par exemple 4 pour un paiement à 4 versements) ;



Menu déroulant pour indiquer le nombre d'échéances de paiement

  • la périodicité exprimée en jours ;


  • le montant de la première échéance ;


  • la référence de la commande, le code du client et les renseignements supplémentaires sont des valeurs optionnelles.


Dans la partie « Échéancier des paiements »...



... renseignez les champs suivants :

  • saisissez les échéances pour les paiements ainsi que les montants associés à chaque échéance.

Avec à gauche les dates de remises et à droite les montants correspondants.

Vous pouvez également pré-remplir automatiquement l’échéancier en cliquant sur préremplir échéancier. L’échéancier est alors automatiquement pré-rempli en fonction du montant total, de la périodicité, du type d’échéancier et du montant de la première échéance saisis dans la partie "détail de la transaction".



Une fois les renseignements correctement remplis, cliquez sur valider échéancier pour valider la date de paiement.

La page suivante s'affiche :


La page est en trois partie

Une première qui détail le moyen de paiment (ici CB). La deuxième est le récapitulatif du paiement et la troisième l'échéancier.

Après avoir vérifié les informations, cliquez sur créer paiement pour valider la transaction.

La page suivante s'affiche :


détails de la transaction créée

Note: l’échéance enregistrée pour la première transaction correspond à la date de création du paiement. En revanche, les autres échéances correspondent aux dates indiquées dans l'échéancier.

Pour rechercher les transactions avec des dates futures, utilisez l’onglet « Recherche avancée » et appliquez le critère « en attente de demande d'autorisation » dans le menu « État de la transaction ». L’outil affiche alors une liste de toutes les transactions futures.


liste des critères de recherche possible


exemple de transactions trouvées

Si vous désirez envoyer les informations nécessaires au contrôle de vérification d’adresse, cliquez sur le bandeau « Contrôles AVS » :



L’AVS est une fonctionnalité de lutte contre la fraude qui vous permet de demander l’adresse du porteur de carte, de l’envoyer dans la demande d’autorisation et de laisser l’émetteur de carte comparer cette adresse avec celle qu’il connaît.

Le formulaire suivant apparaît :


formulaire avec différent champs d'adresse et d'activation de la fonction

Renseignez les champs suivants :

  • cochez la case suivante si vous désirez que le contrôle d'adresse du porteur soit fait :

exécute la vérification de l'adresse du porteur de la carte

  • cochez les cases suivantes si vous désirez que la transaction soit acceptée quel que soit le résultat du contrôle sur le code postal et/ou l’adresse :

Accepte la transaction quelque soit le résultat de la vérification du code postal puis de l'adresse

  • cochez la case suivante si vous désirez qu’un message reversal automatique soit envoyé en cas de refus dû à un échec AVS/CSC :

Envoie un message reversal automatique en cas de refus dû à un échec AVS/CSC

  • renseignez les différentes informations relatives à l'adresse et au code postal :


Grâce à cette fonction, vous pouvez réaliser des transactions de crédit si vous disposez des coordonnées bancaires de vos clients.

Découvrez comment effectuer un crédit en vidéo ou en suivi les explications ci-dessous :

Cliquez sur l'onglet transactions pour afficher la page ci-dessous :


page de recherche des transactions

Cliquez sur créer transaction.

La page suivante s'affiche :


page de création de transaction

Choisissez l'onglet créer crédit.

Choisissez ensuite le type de carte dans le menu déroulant.


liste des types de carte

Cliquez sur continuer.

La page suivante s'affiche :


page de détails du moyen de crédit et du détails de la transaction

Renseignez les champs suivants :

  • le numéro de carte et la date d'expiration de la carte ;




Note: le numéro de carte peut être masqué lors sa saisie, si vous avez cette option activée.

  • la référence de la transaction ; la référence est enregistrée par défaut mais il est possible de changer ce réglage (35 caractères alphanumériques par défaut) ;


  • le montant de la transaction ;


  • le code de devise pour la transaction ;




  • la référence de la commande est une valeur optionnelle.


Cliquez sur créer crédit pour valider la transaction.

Si le crédit est accepté, la page suivante s'affiche :


page résument des détails de la transaction

Cliquez sur l'onglet transactions.

La page suivante s'affiche :


page de critères de recherche

Une recherche peut être basée sur les critères suivants :

  • date des transactions ou des impayés : précisez la date de début et la date de fin pour la recherche ;


Avec ces critères, la recherche est effectuée sur une période glissante de 90 jours au maximum et pouvant remonter jusqu'à 18 mois avant la date du jour. Dans ce mode de configuration, la période correspond à la date de début de la recherche + 90 jours.

Par exemple, si vous précisez le 01/05/2020 comme date de début, la date maximum de la recherche sera le 30/07/2020.

  • référence de la transaction : saisissez les références pour les transactions recherchées ;


  • date de remise : saisissez la date de la transmission à la banque ;


  • référence de la commande : saisissez l'identifiant de la commande ;


  • walletId : saisissez l'identifiant du wallet ;

  • état de la transaction : choisissez l'état dans la liste déroulante ;
Table 1. « État de la transaction » et action souhaitée associée
Action souhaitée Valeur du champ « État de la transaction » à sélectionner lors de la recherche
Valider une transaction À valider (sans autorisation)
Recycler une transaction Refusée, expirée, envoyée en banque, annulée, remboursée
Annuler une transaction À envoyer en banque
Rembourser une transaction Envoyée en banque
Dupliquer une transaction À envoyer en banque, à valider (avec autorisation), à valider (sans autorisation), en attente de demande d'autorisation, envoi en banque refusé, envoyée en banque, expirée, fraude suspectée, refusée, remboursement à envoyer en banque, remboursée

  • moyen de paiement : choisissez un moyen de paiement dans la liste déroulante.

  • devise : sélectionnez la devise de la transaction.

  • statut de l'authentification : sélectionnez le statut d'authentification à rechercher.

  • impayées uniquement : cochez l'option pour ne rechercher que les transactions en état impayé.

Après avoir saisi les critères de recherche, cliquez sur le bouton rechercher.

Attention: par défaut, le critère date est rempli. Si vous ne saisissez aucun autre critère, l'outil visualise par défaut toutes les transactions effectuées sur la journée en cours.
Tous les critères de recherche sont sensibles à la casse.

En fonction des critères de recherche saisis, une liste des transactions s'affiche :



  • Vous pouvez trier les éléments en cliquant sur les entêtes des colonnes.

  • Vous pouvez aussi visualiser la liste des transactions dans un tableur Excel. Pour faire cela, cliquez sur export excel.

Le tableur suivant s'affiche :


page excel

  • Vous pouvez cliquer sur la référence d'une transaction afin d'afficher les détails de la transaction :


Note: dans le cas d'une transaction en état impayé, les informations sur l'impayé sont ajoutées en fin de page dans les détails de la transaction, d'après le modèle ci-dessous. Le bouton 'Remboursement' est en outre supprimé.


Plusieurs informations connexes sont disponibles dans le détail d'une transaction :

  • Pour consulter l'historique des opérations sur la transaction, cliquez sur historique.

historique des opérations pour la transaction

Cliquez ensuite sur retour à la listepour revenir à la liste initiale, ou sur retour à la transaction pour revenir à la transaction initiale.

  • Pour consulter le détail du résultat de la lutte contre la fraude, cliquez sur détails:

page résumant les détails du résultat de la lutte contre la fraude

Vous pouvez également consulter la version du profil de fraude qui a été utilisé pour effectuer les contrôles en cliquant sur le lien suivant :



La fenêtre popup ci-dessous s'affiche :


page d'état du profil

Afin d’interpréter le résultat de la lutte contre la fraude veuillez consulter les documents suivants :

  • Gestion de la lutte contre la fraude Go-No-Go pour le mode Go-No-Go.
  • Gestion de la lutte contre la fraude Business Score pour le mode Business Score.

Effectuez une recherche afin de trouver la transaction sur laquelle vous souhaitez agir (voir partie Rechercher une transaction).

Différentes opérations peuvent être réalisées sur une transaction donnée de la boutique, selon le contrat et en fonction de l'état de la transaction.

Cliquez sur le bouton approprié selon que vous êtes au niveau de la liste des résultats ou des détails de la transaction.

Table 2. actions possibles sur une transaction
Opération Explications Bouton associé dans la liste des résultats

(orange = opération disponible ;

gris = opération non disponible)

Bouton associé dans les détails de la transaction

(non visible si opération non disponible)

Valider Permet de déclencher la transmission de la transaction à la banque et permet de différer un paiement. icone de validation orange icone de validation grise validation
Recycler Permet de valider la transaction initiale plusieurs fois. icone de recyclage orange icone de recyclage grise recycler
Annuler Permet de changer le montant à envoyer à la banque. croix orange croix grise annulation
Rembourser Permet de créditer le compte du client qui a été débité à tort. flèche de retour gauche orange flèche de retour gauche grise remboursement
Effectuer une duplication unitaire Permet de créer une nouvelle transaction à partir d'une ancienne. icone de duplication de fichier orange icone de duplication de fichier gris duplication
Programmer des duplications Permet de créer une nouvelle transaction à partir d'une ancienne, en programmant des échéances de paiement. icone de multi duplication orange icone de multi duplication grise duplications programmées

Avec l'opération de validation, vous pouvez déclencher la transmission de la transaction à la banque. La validation vous permet de différer un paiement pour faire coïncider le débit du compte du client et l’expédition des produits vendus.

Si le mode d’envoi choisi de la transaction en banque n’est pas automatique, vous devez valider manuellement chaque transaction. Si vous ne validez pas la transaction avant l’écoulement du temps de capture correspondant (tel que choisi), la transaction expirera. Il vous sera alors impossible de l’envoyer à la banque.

Vous pouvez valider la totalité ou une partie du montant de la transaction. Le montant validé sera envoyé à la banque le jour de sa validation. Bien entendu, vous ne pouvez pas valider un montant au-dessus du montant initial de la transaction.

Note: vous ne pouvez pas effectuer plusieurs validations partielles d’une transaction. Le solde de la transaction sera annulé automatiquement.

Découvrez comment valider une transaction en vidéo ou en suivant les explications ci-dessous :

Après avoir cliqué sur le bouton de validation d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton validation dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


données de la transaction à valider: référence, identifiant, date, etc

Saisissez le montant à valider dans le champ suivant :

Cliquez sur valider transaction.

La page ci-dessous s'affiche alors en cas de validation réussie.


résumé de la transaction d'origine et du résultat de la validation de la transaction

Si la validation a échoué, la page ci-dessous s'affiche :


un message apparait indiquant que la validation refusée

L’opération de recyclage vous permet de remettre en banque la transaction initiale en plusieurs fois, par exemple dans le cas d’envois multiples.

L’opération du recyclage consiste à dupliquer la transaction initiale une ou plusieurs fois, toutefois dans la limite de son montant.

Exemple :

  • un client a acheté un DVD à 30 EUR, un jeu à 50 EUR et un livre à 20 EUR ;
  • vous demandez une autorisation de paiement par carte pour un montant de 100 EUR ;
  • vous recevez le DVD le premier et validez les 30 EUR au moment de l’envoi du DVD => ces 30 EUR seront envoyés pour règlement (après la validation de la transaction initiale) ;
  • vous recevez le jeu et validez les 50 EUR (vous recyclez donc la transaction initiale avec un montant de 50 EUR) => un nouveau paiement de 50 EUR sera émis et réglé (après le recyclage de la transaction initiale avec un montant de 50 EUR) ;
  • vous recevez le livre et validez les 20 EUR => un nouveau paiement de 20 EUR sera émis et réglé (après le recyclage de la transaction initiale avec un montant de 20 EUR) ;
  • la limite de l’opération du recyclage a été atteinte car le montant initial de 100 EUR a été réglé.

Après avoir cliqué sur le bouton de recyclage d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton recycler dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


résumé de la transaction d'origine à recycler et la transaction recyclée

Renseignez les champs suivants :

  • la référence de la transaction : la référence est générée par défaut mais il est possible de modifier ce champ (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

  • le montant de la transaction ;

  • la devise pour la transaction ;

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque ;

  • la référence de la commande et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives.

Cliquez sur recycler transaction.

La page suivante s'affiche alors en cas de recyclage réussi :


résumé du recyclage

Si le recyclage a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s’affiche :


résumé de la transaction refusée à recycler

Cette opération permet de changer le montant à envoyer à la banque. Elle vous est utile dans le cadre de votre gestion des stocks. Lorsqu’un client a commandé plusieurs produits en n’effectuant qu’une seule transaction, vous pouvez annuler celle-ci partiellement. Dans ce cas, le montant annulé correspondra au produit indisponible et le client ne sera facturé que pour les produits effectivement fournis.

Vous ne pouvez annuler les transactions qu’avant leur envoi à la banque. Si la transaction a déjà été envoyée à la banque, son annulation sera impossible. Toutefois, vous pouvez toujours rembourser le client en totalité ou en partie.

Par défaut, le délai d’envoi en banque est paramétré à 0 jour, ce qui signifie que l’envoi en banque est effectué le même jour que la transaction. Pour reporter la date à laquelle les transactions sont transmises à la banque, vous devez modifier ce délai en fonction de vos besoins.

Lorsque l’annulation d’une transaction est demandée, le serveur WL Sips vérifie deux paramètres :

  • le montant : il est impossible d’annuler un montant supérieur à montant initial de la transaction ;
  • le délai d’annulation de la transaction : il est fonction du délai d'envoi en banque fixé au moment du paiement. Passé ce délai, la transaction est transmise à la banque et ne peut plus être annulée.

Vous pouvez annuler une transaction plusieurs fois à condition que le délai de transmission de la transaction à la banque ne soit pas expiré et que le solde de la transaction ne soit pas égal à zéro.

Dans le cas d’une annulation partielle, le solde de la transaction est automatiquement envoyé à la banque après l’écoulement du temps de capture.

Découvrez comment annuler une transaction en vidéo ou en suivant les explications ci-dessous :

Après avoir cliqué sur le bouton d'annulation d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton Annulation dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


données de la transaction à annuler

Saisissez le montant à annuler :

Cliquez sur annuler transaction.

La page suivante s'affiche alors en cas d'annulation réussie :


résumé de l'annulation

Si l'annulation a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s'affiche :


résumé de la transaction qui n'a pu être annulée

Le remboursement permet de créditer le compte du client qui a été débité (si le produit n’est pas fourni ou s’il est indisponible, endommagé, retourné etc.).

Le compte du client sera crédité du montant remboursé et votre compte sera débité du même montant. Le remboursement est envoyé à la banque le jour même de la saisie du remboursement dans Sips Office Extranet.

Vous pouvez rembourser votre client durant les quinze mois qui suivent la commande. Vous pouvez effectuer un nombre illimité de remboursements partiels à condition que les quinze mois ne soient pas dépassés et que le solde soit supérieur à zéro.

Découvrez comment rembourser une transaction en vidéo ou en suivant les explications ci-dessous :

Après avoir cliqué sur le bouton de remboursement d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton remboursement dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


données de la transaction à rembourser

Saisissez le montant à rembourser :

Cliquez sur rembourser transaction.

La page suivante s'affiche en cas de remboursement réussi :


résultat du remboursement et information de la transaction d'origine

Si le remboursement a échoué (le montant est supérieur à celui de la transaction initiale), la page suivante s'affiche :


un message indique que le remboursement a échoué et lindique es données de la transaction

Vous pouvez créer une nouvelle transaction à partir d’une ancienne.

La duplication d’une transaction est possible jusqu'à 18 mois après la date de sa création et dans la limite de la date de validité du moyen de paiement. La transaction créée lors de la duplication est une nouvelle transaction, dont on peut changer toutes les caractéristiques à l'exception des informations carte, que vous n'avez pas besoin de stocker dans votre système d’information. Une transaction créée par duplication peut à son tour être dupliquée.

La duplication d’une transaction entraîne une nouvelle demande d’autorisation, sur la base des coordonnées de paiement (numéro de carte, numéro de compte, …) correspondant à la transaction d’origine. Le sort de la transaction dupliquée ne dépend en aucun cas de l'issue de la transaction d'origine : si la transaction initiale avait été refusée, il est possible qu'elle soit acceptée après une duplication, et vice-versa.

Une transaction associée à un paiement en plusieurs fois peut être dupliquée. Le paiement de cette nouvelle transaction sera effectué en une seule fois.

Par exemple, si une transaction n'a (par erreur ou omission) pu être validée dans le délai de capture que vous avez renseigné, elle a expiré et ne sera donc pas envoyée en paiement. Si vous souhaitez rattraper cette transaction, vous avez la possibilité de dupliquer cette transaction expirée. À la condition qu'elle soit autorisée, cette nouvelle transaction sera envoyée en paiement.

Par conséquent, cette opération peut vous permettre, entre autres :

  • de rejouer des transactions sans disposer des coordonnées carte du porteur ;
  • de rattraper des transactions expirées, c'est-à-dire qui n'auraient pas été validées à temps (en mode VALIDATION).
Note: des transactions en refus ou ayant expiré faute de validation dans les délais de capture peuvent être dupliquées. Une nouvelle demande d’autorisation est soumise à l’acquéreur.

Découvrez comment dupliquer une transaction en vidéo ou en suivant les explications ci-dessous :

Recherchez par exemple des transactions avec un état « à envoyer en banque ».

Après avoir cliqué sur le bouton de duplication d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton duplication dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


page résumant la transaction à dupliquer et les champs à remplir pour la transaction dupliquée

Tip: cliquez ici pour en savoir plus sur les contrôles AVS.

Renseignez les champs suivants :

  • la référence de la transaction ; la référence est générée par défaut mais il est possible de modifier ce champ (35 caractères alphanumériques par défaut) ;

  • la modalité d'envoi de la transaction à la banque ;

  • le montant de la transaction ;

Il doit être inférieur ou égal au montant affiché.

  • la devise pour la transaction ;

  • la date limite à laquelle les transactions doivent être envoyées à la banque ;

  • la référence de la commande, le code client et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives.

Cliquez sur dupliquer transaction.

Pour une opération acceptée, la page suivante s'affiche :


résumé des transactions

Recherchez par exemple des transactions avec un état « à envoyer en banque ».

Après avoir cliqué sur le bouton de programmation de duplications d'une transaction dans la liste des résultats ou sur le bouton duplications programmées dans les détails de la transaction sélectionnée, la page suivante s'affiche :


page de duplication

La page comporte trois parties: la première résume la transaction d'origine, la deuxième les informations à renseigner concernant les transactions dupliquées, la troisième concerne l'échéancier.

Renseignez les champs suivants :

  • le code devise pour la transaction ;

  • le nombre d’échéances du paiement : (par exemple : 4 pour un paiement à 4 versements) ;

  • la référence de la commande, le code client et les renseignements complémentaires sont des valeurs facultatives.

Dans la partie « Échéancier des paiements » :



Renseignez les champs suivants :

  • saisissez les échéances pour les paiements ainsi que les montants associés à chaque échéance.


Cliquez sur créer les duplications.

Pour une opération acceptée la page suivante s'affiche :


résumé de la transaction

Cliquez sur l'onglet gestion des portefeuilles.

La page suivante s'affiche :


page de recherche d'un portefeuille par son identifiant

Renseignez les champs suivants :

  • l'identifiant complet du Wallet.

Une fois le critère établi, cliquez sur le bouton rechercher. La page suivante s'affiche :


quatre colonnes: moyen de paiement, numéro, libellé et date de validité

Cliquez sur le bouton croix pour supprimer le moyen de paiement et afficher la page ci-dessous :


informations du moyen de paiement à supprimer

Cliquez sur supprimer.

La page suivante s'affiche alors en cas de suppression réussie du moyen de paiement.


informations du moyen de paiement supprimé

L’espace créancier est dédié à la gestion des mandats et propose les fonctionnalités suivantes :

  • recherche et consultation des mandats par liste ;
  • consultation détaillée d’un mandat ;
  • téléchargement de mandat au format PDF ;
  • affichage de la liste des prélèvements associés à un mandat ;
  • gestion du cycle de vie des mandats (annulation, suspension, réactivation, révocation) ;
  • modification de mandat ;
  • création de mandat pour signature électronique ou signature manuscrite (incluant une fonction d’impression du mandat) ;
  • signature de mandat en attente de signature pour passer à l’état « activé » ;
  • création de prélèvements (SEPA Direct Debit).

Cliquez sur l'onglet espace créancier puis sur le bouton créer mandat.

La page suivante s'affiche :


page de création d'un mandat

Sélectionnez les caractéristiques du mandat à créer :

  • type du mandat : saisissez le type de mandat (récurrent par défaut) ;

=> le mandat récurrent est valable pour une série de prélèvements. Il est révocable à tout moment par le créancier ou le débiteur et devient caduc en cas d’inutilisation durant une période de 36 mois,

=> le mandat ponctuel n’est valable que pour un prélèvement unique. Il expire automatiquement,

  • type du prélèvement : saisissez le type de prélèvement (CORE par défaut) ;

=> le prélèvement SEPA CORE, possible pour tout type de clientèle,

=> le prélèvement SEPA B2B (ou interentreprises), réservé exclusivement aux paiements entre entreprises, professionnels et associations, et qui a des règles de gestion spécifiques.

Vous devez ensuite choisir la méthode de création du mandat :

  • le mandat papier est créé (avec saisie du BIC et de l’IBAN) et activé par le commerçant (le débiteur est présent et peut signer le mandat papier sur place) ;
  • le mandat électronique est initié par le commerçant (sans saisie du BIC et de l’IBAN), puis repris et finalisé par le client via un lien envoyé par mail.

Deux méthodes de création de mandat sont possibles :

Cliquez sur le bouton créer mandat papier pour créer un mandat papier. La page suivante s'affiche :


page de création d'un mandat en version papier

Saisissez :

  • la civilité du débiteur ;

  • le nom du débiteur ;

  • le prénom du débiteur ;

  • l'adresse du débiteur ;

  • la référence du mandat ;

=> saisissez la référence complète du mandat, (18 chiffres, par exemple :000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche. Si le champ n’est pas valorisé, une référence sera automatiquement attribuée

Note: si vous avez souscrit à l'offre SafeDebit, les données suivantes doivent être obligatoirement renseignées lors de la création du mandat :
  • adresse E-mail ;
  • numéro de téléphone ;
  • date de Signature ;
  • ville de Signature.

  • le code BIC débiteur : saisissez le code BIC du débiteur sans espace. Ce champ est optionnel et sera recalculé automatiquement s’il n’est pas saisi ;

  • le code IBAN débiteur: saisissez le code IBAN du débiteur sans espace.

Puis appuyez sur le bouton continuer.

La page ci-dessous s'affiche :


page de détails du mandat (date, nom débiteur, etc)

Pour procéder à la création, appuyez sur le bouton créer mandat.

La page suivante s'affiche :


détails du mandat

Vous devez :

  • télécharger et imprimer le mandat ;
  • le faire signer au débiteur ;
  • l'activer.
Attention: vous ne devez pas activer un mandat avant qu'il soit signé par le débiteur. Lorsque le mandat est créé mais pas encore activé (pas encore signé par le débiteur), il est visible dans l'onglet "mandats à signer".

Appuyez sur activation du mandat. La page suivante s'affiche :



Saisissez :

  • la date de signature du mandat ;

  • la ville où le mandat a été signé.

Pour procéder à l'activation du mandat, appuyez sur activer mandat. La page suivante s'affiche :


liste des informations du mandat activé

Note: cette étape d'activation du mandat n'est pas nécessaire dans le cadre d'un mandat avec l'option safeDebit, puisque ces champs seront renseignés à la création du mandat.

Cliquez sur le bouton créer mandat électronique pour créer un mandat électronique. La page suivante s'affiche :


page de création d'un mandat en version électronique

Saisissez :

  • la civilité du débiteur ;

  • le nom du débiteur ;

  • le prénom du débiteur ;

  • l’adresse e-mail du débiteur : saisissez obligatoirement l’adresse e-mail du débiteur qui sera utilisée pour l’envoi du lien d’activation du mandat ;

  • le numéro de téléphone du débiteur : saisissez le numéro de téléphone du débiteur si la méthode d’envoi par SMS du mot de passe à usage unique est retenue. Sinon, cette information est facultative. Le format de saisie est le suivant : +33612345678 ;

  • l'adresse du débiteur ;

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple :000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche. Si le champ n’est pas valorisé, une référence sera automatiquement attribuée,

  • la méthode d'envoi de l'OTP ;
  • Les paramètres de signature permettent de préciser par quel canal le client va pouvoir s’authentifier par OTP (One Time Password) afin de valider la création de son mandat :
    • SMS : le débiteur recevra un OTP par SMS sur le numéro GSM saisi dans le bloc « Données du débiteur »,
    • MAIL : le débiteur recevra un OTP par e-mail sur l’adresse e-mail saisie dans le bloc « Données du débiteur ».

Validez ensuite cette page en cliquant sur continuer.

Note: les champs « Adresse e-mail » et « Numéro de téléphone » sont obligatoires si vous avez souscrit à l'offre SafeDebit.

Résultat pour l'authentification par SMS :


détails du mandat

Résultat pour l'authentification par MAIL :


détails du mandat

Validez ensuite cette page en cliquant sur envoyer la session de signature par email.

Après avoir validé cette étape, le débiteur reçoit un e-mail avec un lien afin de finaliser son parcours de création de mandat. Le lien mène à un document qui reprend l’ensemble des informations faisant référence à la création de son mandat.



En cliquant sur « Je signe mon mandat », le débiteur est redirigé vers les pages suivantes pour signer son mandat :


esapce de création et de signature du mandat de prélevement SEPA

Le débiteur doit alors saisir ses données bancaires :

  • IBAN : identifiant de son compte bancaire ;
  • Nom du mandat : ce nom est important car c’est ce qui permettra au débiteur d’identifier ce nouveau mandat dans son Wallet lors de son prochain paiement chez vous.

Le fait de confirmer la saisie de ces informations via le bouton confirmer les informations permet d'accéder à la page suivante et de générer l'envoi au débiteur d'un code lui permettant de signer son mandat. À la réception de ce code, par e-mail ou SMS, le débiteur devra saisir ce code dans le champ approprié ci-après.


visualisation du mandat et signature du mandat

Sur cette page, il est possible de télécharger le mandat en cours de signature via le bouton télécharger le mandat de prélèvement.

Avant de signer son mandat, le débiteur doit saisir le code reçu par e-mail ou SMS et accepter les clauses d’acceptation et de confidentialité :



En signant son mandat grâce au bouton signer votre mandat de prélèvement, le débiteur accède à la dernière étape :



Le client peut également télécharger son mandat signé.

Puis, le bouton finaliser l'opération termine la cinématique de création de mandat et redirige le débiteur vers votre site.

Cliquez sur l'onglet espace créancier.

La page suivante s'affiche :


page de création de mandat, papier ou éléctronique

Deux méthodes de recherche sont possibles :

Cliquez sur l'onglet recherche simple pour effectuer une recherche simple. La page suivante s'affiche :


page de recherche pa référence ou nom débiteur

Remplissez les champs suivants :

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple : 000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche.

  • le nom du débiteur.

Après avoir saisi les critères de recherche (au moins 1 critère doit être précisé), cliquez sur le bouton rechercher.

Une liste des mandats s'affiche selon les critères définis :



Cliquez sur le bouton recherche avancée pour effectuer une recherche avancée. La page suivante s'affiche :


page de recherche par dates du mandat (obligatoire) ou d'autres critères (optionnels)

Remplissez les champs suivants :

  • la date des mandats : saisissez obligatoirement la date de début et la date de fin de recherche. La date demandée correspond à la date de signature du mandat ;

  • la référence du mandat :

=> saisissez la référence complète du mandat (18 chiffres, par exemple : 000000000000000079),

=> ou saisissez uniquement la partie droite (par exemple : 79), elle sera automatiquement complétée par les zéros manquants à gauche.

  • le nom du débiteur ;

  • le type de mandat ;

  • le statut du mandat ;

  • le type de prélèvement ;

Après avoir saisi les critères de recherche (au moins 1 critère doit être précisé, au minimum la date), cliquez sur le bouton rechercher.

Une liste des mandats, s'affiche, selon les critères définis :



  • Les éléments peuvent être triés en cliquant sur les entêtes des colonnes concernées.


  • La liste des mandats peut être visualisée dans un tableur Excel. Pour faire cela, cliquez sur export excel.

Le tableur suivant s'affiche :


page excel

  • Pour visualiser les détails du mandat, cliquez sur sa référence.


Note: apparaissent dans cette capture d'écran les champs « Référence du consommateur » et « Risque pris sur le mandat », qui sont spécifiques à l'option SafeDebit. Ces champs ne seront donc valorisés que si vous avez souscrit à l'option SafeDebit et si le mandat est garanti.

=> Pour consulter l'historique des prélèvements sur un mandat, cliquez sur détails.

La page d'historique des prélèvements est la suivante :


on y retrouve la date de création, le montant, la date d'échéance et l'identifiant

Cliquez sur retour à la liste pour revenir à la liste initiale.

Cliquez sur retour au mandat pour revenir au mandat initial.

Pour visualiser le détail d’un prélèvement, cliquez sur l’identifiant du prélèvement correspondant. Une redirection sur l’onglet « Transactions » permet d’afficher le détail du prélèvement SEPA Direct Debit.

Pour revenir au détail du mandat, cliquez sur le lien "référence du mandat". Pour revenir à l'historique des prélèvements, cliquez sur le lien "identifiant du prélèvement"



Note: apparaissent dans cette capture d'écran les champs « Preuve de garantie » et « Garantie de paiement », qui sont spécifiques à l'option SafeDebit. Ces champs ne seront donc valorisés que si vous avez souscrit à l'option SafeDebit et si le prélèvement SDD est garanti.

Après avoir effectué une recherche afin de trouver le mandat sur lequel vous souhaitez agir, la liste des mandats correspondant aux critères de recherche saisis s'affiche :



Différentes opérations sont possibles sur chaque mandat, ces opérations sont disponibles ou non en fonction du statut du mandat :

Table 3. actions possibles sur un mandat
Action Explications Bouton associé dans la liste des mandats

(orange = opération disponible ;

gris = opération non disponible)

Bouton associé dans les détails du mandat

(non visible si opération non disponible)

Créer un mandat de prélèvement SEPA Direct Debit - icone retour gauche orange icone retour gauche grise -
Activer Vous devez activer un mandat nouvellement créé (sauf si celui-ci bénéficie de la garantie SafeDebit, l'activation se faisant par défaut). icone orange de loupe et crayon croisés icone grise de loupe et de crayon croisés activation du mandat
Modifier - modification du mandat
Suspendre Vous pouvez suspendre un mandat actif. icone croix orange icone grise croix suspension du mandat
Réactiver Vous pouvez réactiver un mandat suspendu. icone orange validation icone grise validation réactiver mandat
Révoquer Vous pouvez révoquer un mandat actif, c’est-à-dire le supprimer de la base des mandats. Cela signifie que vous ne pourrez dès lors effectuer aucune opération sur ce mandat, tant en termes de gestion que de création de prélèvements. Vous ne pourrez dès lors consulter le mandat et les prélèvements SEPA associés que durant 14 mois. icone orange flèche horizontale vers la droite icone grise flèche horizontale vers la droite révoquer mandat

Cliquez sur le bouton approprié en fonction de la vue dans laquelle vous vous trouvez (liste des mandats ou détails du mandat).

Note: si un mandat bénéficie de la garantie SafeDebit, cette étape n'est pas nécessaire car l'activation de ce mandat se fait par défaut.

Après avoir cliqué sur le bouton d'activation bouton avec un crayon et une loupe croisées d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton activation du mandat dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :


recherche par date de signature et ville de signature

Saisissez :

  • la date de signature du mandat ;

  • la ville où le mandat a été signé ;

Pour procéder à l'activation du mandat, appuyez sur activer mandat. La page suivante s'affiche :


résumé de l'opération

Pour revenir à la liste initiale, cliquez sur retour à la liste.

Pour revenir au mandat initial, cliquez sur retour au mandat.

Attention: si vous avez souscrit à l'option SafeDebit, il n'est pas possible de modifier un mandat si des prélèvements SDD garantis ont été créés et non finalisés sur ce mandat.

Après avoir cliqué sur le bouton de modification logo feuille de papier d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton modification du mandat dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :


page de recherche de mandat

Modifiez les champs nécessaires et cliquez sur le bouton continuer.!

La page de confirmation de modification du mandat s'affiche :


résume la modification et le mandat

IMPORTANT: les modifications qui interviennent sur un mandat électronique (modification de l'IBAN par exemple) ne figurent pas sur le PDF qui est stocké car ce PDF doit demeurer le reflet exact du document validé initialement par le client. En revanche, vous pouvez voir les modifications dans le détail du mandat.

Après avoir cliqué sur le bouton de suspension croix d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton suspension du mandat dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :


résumé du mandat à suspendre

Cliquez sur le bouton suspendre mandat pour afficher la page suivante :


résumé de la suspension et du mandat

Pour revenir à la liste initiale, cliquez sur retour à la liste.

Pour revenir au mandat initial, cliquez sur retour au mandat.

Après avoir cliqué sur le bouton de réactivation icone validation d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton réactiver mandat dans les détails du mandat sélectionné, la page de confirmation de réactivation du mandat s'affiche :


page de confirmation de réactivation du mandat

Après avoir cliqué sur le bouton de révocation icone flèche horizontale vers la droite d'un mandat dans la liste des résultats ou sur le bouton révoquer mandat dans les détails du mandat sélectionné, la page suivante s'affiche :


page de révocation

Vous pouvez télécharger et imprimer un mandat en allant sur la page des détails d’un mandat, puis en cliquant sur l’icône adobe face à « Télécharger le mandat ».


page de détail du mandat avec le logo adobe pour imprimer en bas au centre

Attention: apparaissent dans cette capture d'écran les champs « Référence du consommateur » et « Risque pris sur le mandat », qui sont spécifiques à l'option SafeDebit. Ces champs ne seront donc valorisés que si vous avez souscrit à l'option SafeDebit et si le SDD est garanti.

Cliquez sur l'onglet gestion des droits utilisateurs.

La page suivante s'affiche :


page de recherche

Il existe deux méthodes pour rechercher un utilisateur :

Une fois dans l'onglet gestion des droits utilisateurs, renseignez les champs suivants :

  • une partie ou l'ensemble de l'identifiant de l'utilisateur (au moins 3 caractères alphanumériques) ;

  • la date de création de l'utilisateur ;

  • l'identifiant du commerçant lié à l'utilisateur.


Cliquez sur rechercher pour afficher la liste des résultats :



La partie droite du tableau explique les opérations possibles et disponibles pour les utilisateurs trouvés.

Table 4. signification des boutons
icone orange validation icone orange d'une loupe et d'un crayon croisés icone orange d'une croix icone orange d'une flèche vers la droite
Modifier les droits utilisateur Éditer les renseignements détaillés sur l'utilisateur Désactiver l'utilisateur Déverrouiller l'utilisateur

Une fois dans l'onglet gestion des droits utilisateurs, cliquez sur l'onglet recherche par marchand pour afficher la page ci-dessous :


page de recherche par identifiant du marchand

Renseignez les champs suivants :

  • une partie ou l'ensemble de l'identifiant du commerçant.

Cliquez sur rechercher pour afficher la page des résultats :



Cliquez sur le lien de la boutique de votre choix.



La page suivante s'affiche alors :


page de résultat

La partie droite du tableau explique les opérations possibles et disponibles pour les utilisateurs trouvés.

Table 5. signification des boutons
icone orange validation icone orange d'une loupe et d'un crayon croisés icone orange d'une croix icone orange d'une flèche vers la droite
Modifier les droits utilisateur Éditer les renseignements détaillés sur l'utilisateur Désactiver l'utilisateur Déverrouiller l'utilisateur

Une fois dans l'onglet gestion des droits utilisateurs, cliquez sur le bouton créer un utilisateur.

La page suivante s'affiche :


page de création d'un utilisateur.

Renseignez les champs suivants :

  • l'identifiant de l'utilisateur (au moins 7 caractères alphanumériques) ;

  • le nom de l'utilisateur ;

  • le prénom de l'utilisateur ;

  • l'adresse électronique de l'utilisateur ;

  • la langue de l'utilisateur.

Cliquez sur le bouton etape suivante pour continuer la création de l'utilisateur. La page suivante s'affiche :


permet d'associer un utilisateur avec un marchand

Choisissez la boutique à associer à l'utilisateur.



Cliquez ensuite sur le bouton créer pour créer l'utilisateur. La page suivante s'affiche :


le mot de passe sera envoyé sur l'adresse email du marchand

L'utilisateur est à présent créé. Un e-mail est envoyé à l'adresse de l'utilisateur saisie. L'identifiant doit être communiqué manuellement à l'utilisateur.

Cliquez maintenant sur le bouton modification des droits pour attribuer certains droits à l'utilisateur.

Veuillez consulter le paragraphe Modifier les droits d'un utilisateur pour en savoir plus.

Effectuez une recherche utilisateur et choisissez dans la liste des résultats le lien de l'utilisateur que vous souhaitez modifier, ou cliquez sur son bouton icone de crayon et loupe croisés.


fenêtre de résultat de recherche, vous pouvez cliquer sur l'identifiant utilisateur

La page suivante s'affiche alors :


page de caractéristiques de l'utilisateur: identifiant, nom, adresse mail, etc.

Cliquez ensuite sur modification de l'utilisateurpour afficher la page suivante :


les champs sont modifiables

Renseignez les champs suivants :

  • l'identifiant de l'utilisateur (au moins 7 caractères alphanumériques) ;

  • le nom de l'utilisateur ;

  • le prénom de l'utilisateur ;

  • l'adresse électronique de l'utilisateur ;

  • la langue de l'utilisateur.

Puis cliquez sur le bouton étape suivante pour continuer la modification de l'utilisateur. La page suivante s'affiche alors :


première partie de la page, pour retirer un marchand, la deuxième partie pour associer un marchand

Choisissez le commerçant que vous voulez supprimer :



Choisissez le commerçant que vous voulez associer à l'utilisateur :



Cliquez sur le bouton envoyer pour finaliser la modification de l'utilisateur. La page suivante s'affiche :


l'utilisateur a été modifié avec succès

Effectuez une recherche utilisateur et choisissez dans la liste des résultats le lien de l'utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier les droits, ou cliquez sur son bouton bouton orange validation.



La page suivante s'affiche :


liste des droits de l'utilisateur avec leurs statuts

La liste des droits autorisés pour la boutique (selon le contrat) s'affiche :

  • RECH.N : recherche avancée
  • RECH.C : recherche par numéro de carte
  • RECH.1 : recherche simple
  • PAIE.1 : création du paiement simple
  • XPAIE : création du paiement à échéances
  • REMBT : remboursement
  • ANNUL : annulation
  • VALID : validation
  • RECY. : recyclage
  • DUPLI : duplication
  • CREDIT : crédit

Deux méthodes d'attribution des droits sont possibles :

  • cliquez sur les boutons bouton gris croix ou bouton orange validation des droits que vous voulez attribuer (ou supprimer) à l'utilisateur.

Lorsque vous aurez fini, tous les droits choisis seront marqués du bouton bouton orange validation :


exemple d'un utilisateur avec tous les droits

ou

  • cliquez sur les boutons donner tous les droits ou retirer tous les droits pour donner ou retirer tous les droits en une seule opération.

Après avoir cliqué sur le bouton donner tous les droits, tous les droits seront marqués du bouton bouton orange validation :


exemple d'un utilisateur avec tous les droits

Après avoir cliqué sur le bouton retirer tous les droits, tous les droits seront marqués du bouton bouton gris croix :


exemple d'un utilisateur avec aucun droits

Effectuez une recherche utilisateur et choisissez dans la liste des résultats le lien de l'utilisateur que vous souhaitez désactiver, ou cliquez sur son bouton boutton croix orange.



La page suivante s'affiche :


caractéristiques de l'utilisateur: identifiant, nom, adresse email, etc.

L'utilisateur est à présent temporairement désactivé et ne peut plus se connecter à Sips Office Extranet.

Effectuez une recherche utilisateur et choisissez dans la liste des résultats le lien de l'utilisateur que vous souhaitez activer, ou cliquez sur son bouton boutton croix grise.



La page suivante s'affiche :


caractéristique de l'utilisateur: identifiant, nom, adresse email, etc

L'utilisateur est à présent activé et peut se connecter à Sips Office Extranet.

Un utilisateur est verrouillé après 3 tentatives d'identification avec mot de passe incorrect.

Effectuez une recherche utilisateur et choisissez dans la liste des résultats le lien de l'utilisateur que vous souhaitez déverrouiller, ou cliquez sur son bouton bouton orange flèche horizontale vers la droite.



La page suivante s'affiche :


caractéristiques de l'utilisateur: identifiant, nom, email, etc

L'utilisateur est à présent déverrouillé. Il recevra un e-mail avec un mot de passe temporaire et devra changer ce mot de passe lors de sa prochaine connexion.

Cliquez sur l'onglet paramètres. La page suivante s'affiche :


résumé des détails du commercant: identifiant, pays, nom, code MCCC

Cliquez sur l'onglet ajouter en liste grise pour afficher la page suivante :


permet de chercher une carte par référence de transaction ou numéro

Il existe deux méthodes pour ajouter un numéro de carte en liste grise :

Méthode 1 : saisir les références d'une transaction déjà traitée

Saisissez :

  • la référence de la transaction ;

  • le motif de mise en liste grise dans le menu déroulant.

Puis cliquez sur ajouter pour valider l'ajout en liste grise.

Si l'ajout de ce numéro de carte est accepté la page suivante s'affiche :


la carte a été ajoutée à la liste grise, plus un résumé des informations de la carte

Pour un ajout refusé, voici ci-dessous un exemple de page de refus :


la transaction de référence n'existe pas

ou

Méthode 2 : saisir directement un numéro de carte

Saisissez :

  • le numéro de carte ;

  • le motif de mise en liste grise dans le menu déroulant.

Puis cliquez sur ajouter pour valider l'ajout en liste grise.

Si l'ajout de ce numéro de carte est accepté la page suivante s'affiche :


la carte a été ajoutée à la liste grise, accompagné des informations de la carte

Pour un ajout refusé, voici ci-dessous un exemple de page de refus :


la transaction de référence n'existe pas

Cliquez sur l'onglet paramètres. La page suivante s'affiche :


le détails du commercant: identifiant, nom, code MCC

Cliquez sur l'onglet rechercher en liste grise pour afficher la page ci-dessous :


recherche de carte par référence de transaction ou numéro de carte

Il existe deux méthodes pour consulter un numéro de carte en liste grise :

Méthode 1 : saisir les références d'une transaction

Définissez le critère de recherche suivant :

  • la référence de la transaction ;

Une fois ce critère défini, cliquez sur rechercher.

Si la transaction est trouvée, la page suivante s'affiche :


la liste des résultats affiche le numéro de carte, la transaction, le motif, la date

La partie droite du tableau définit l'opération possible et disponible pour une transaction dont la carte est en liste grise.

Cliquez sur le bouton bouton orange gomme pour supprimer une transaction dont la carte est présente en liste grise.

Pour une transaction non trouvée, la page suivante s'affiche :


aucune carte en liste grise ne correspond aux critères de recherce

ou

Méthode 2 : saisir un numéro de carte

Définissez le critère de recherche suivant :

  • le numéro de carte.

Une fois ce critère défini, cliquez sur rechercher.

Si la carte est trouvée, la page suivante s'affiche :


la liste des résultats affiche le numéro de carte, la transaction, le motif, la date

La partie droite du tableau définit l'opération possible et disponible pour une transaction dont la carte est en liste grise.

Cliquez sur le bouton bouton orange gomme pour supprimer une carte présente en liste grise.

Pour une transaction non trouvée, la page suivante s'affiche :


aucune carte en liste grise ne correspond aux critères de recherche

Pour supprimer un numéro de carte présent en liste grise, il faut dans un premier temps effectuer une recherche d'un numéro de carte, ou une recherche d'un numéro de carte à partir d'une transaction.

Il existe plusieurs méthodes possibles pour effectuer une telle recherche.

Ces différentes méthodes sont décrites dans le paragraphe Consulter un numéro de carte.

Quel que soit la méthode de recherche utilisée, la méthode de suppression du numéro carte est identique.

Une liste de numéros de carte s'affiche selon les critères définis :


la liste des résultats affiche le numéro de carte, la transaction, le motif, la date

Cliquez sur le bouton bouton orange gomme pour supprimer le numéro de carte de la liste grise. La page suivante s'affiche :


confirmation de la suppression de la carte plus informations de la carte supprimée

Cliquez sur supprimer pour confirmer la supression.

La page suivante s'affiche pour une suppression réalisée avec succès :


la carte a été supprimée de la liste grise plus informations de la carte supprimée

Pour revenir à la liste initiale, cliquez sur retour à la liste.

La page suivante s'affiche :


aucune carte en liste grise ne correspond aux critères de recherche

Si cette option est activée sur votre boutique, Sips Office Extranet vous offre la possibilité de consulter les chiffres de votre activité sur votre page d’accueil, sous la forme d'un tableau de bord statistique matérialisé par des widgets :


tableau de bord

Différentes informations peuvent être visualisées: le status des transactions, les transactions acceptées, transactions rejetées, transactions remisées ou à remiser.

Ces widgets visent à fournir une vision rapide et synthétique de l’activité de votre boutique par tranche de 24 heures en se focalisant sur les indicateurs principaux suivants :

  • Volume et montant des transactions acceptés
  • Volume et montant des transactions rejetées
  • Volume et montant des transactions remisées
  • Volume et montant des transactions non remisées
  • Montant du panier moyen

Il est possible de changer la date de consultation jusqu’à 60 jours en arrière.

Dans le cas où plusieurs devises auraient été employées durant cette journée une liste déroulante permet de sélectionner les données pour la devise voulue. L’outil ne fait pas de conversion de devises. Pour se représenter l’ensemble des transactions reçues, il convient de consulter l’ensemble des devises employées sur la journée.

Note:

Ces indicateurs ne visent pas à remplacer l’utilisation des journaux qui permettent une consolidation bien plus élaborée mais moins dynamique. Des écarts ponctuels peuvent donc apparaitre entre les journaux et l’affichage des widgets.

Transactions acceptées

Ce widget affiche sur la journée sélectionnée, le nombre de transactions ayant été acceptées ainsi que la somme des montants de ces transactions dans la devises sélectionnées. Ce montant est calculé avant d’éventuelles opérations telles que des annulations ou remboursements.

Une fois acceptée, la transaction est comptabilisée et le montant ajouté. Les opération futures n’affectent pas ce compteur.

Transactions refusées

Ce widget affiche sur la journée sélectionnée, le nombre de transactions ayant été refusées, que ce soit lors de l’autorisation ou lors de la remise, ainsi que la somme des montants dans la devise sélectionnée.

Transactions remisées

Ce widget affiche sur la journée sélectionnée, le nombre de transaction ayant été remisées ainsi que la somme des montants dans la devise sélectionnée. Ce montant représente le chiffre d’affaire réel reçu. Il peut différer du montant des transactions acceptées en raison d’opérations de remboursement total ou partiel, d’annulation ou de rejet lors de la remise.

Transactions non-remisées

Ce widget affiche sur la journée sélectionnée, le nombre de transactions n’ayant pas été remisées ou traitées.

Cet indicateur est calculé en déduisant les transactions remisées et rejetées de l’ensemble des transactions créées.

Une transaction peut apparaître dans ce widget pour plusieurs raisons :

  • la remise n’a pas encore été effectué
  • certaines opérations on réduit le montant initial de la transaction (remboursement, annulation, etc)
  • la transaction a été intégralement annulée et ne fera pas l’objet d’une remise

Dès qu’une transaction fait l’objet d’une remise, même partielle ou que celle-ci fini en rejet, le nombre de transaction à traiter est décrémenter. Le montant lui n’est décrémenté que s’il a été effectivement remisé, il est donc tout à fait possible qu’il reste une somme non remisée même si le nombre de transaction est à 0.

Panier moyen

Cette valeur représente le montant du panier moyen d’un client lors de l’acceptation du paiement. Il est calculé en faisant le ratio du montant des transactions acceptées sur le nombre de transactions acceptées.

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